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山大财字[2019]28号关于印发《山东大学经费报销管理办法》的通知

全校各单位:

《山东大学经费报销管理办法》业经学校研究通过,现予以印发,请认真遵照执行。

山 东 大 学

2019  12  12

山东大学经费报销管理办法

第一章 总则

第一条 为激发学校办学活力,更好地服务教学、科研和广大师生医务员工,加强会计基础工作,提升会计信息质量,增强依法理财、遵守财经纪律的意识,防范财务风险,提高资金使用效益,根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》的有关规定,贯彻落实国家“放管服”相关文件精神,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法适用于学校各单位开展教学、科研、行政管理、后勤保障等活动的各类经费。

第三条 经费报销遵循以下原则:

(一)依法依规。经费报销应当严格遵守国家法律法规,执行学校的财经制度。

(二)真实合理。经费报销应当真实合理,票据合法合规,不得虚构经济事项,不得伪造票据。

(三)公私分明。财务报销的经济事项应当属于学校经费承担的事项,不得报销个人负担的有关费用。

(四)权责一致。经费报销的相关人员有根据学校财务管理要求使用学校资金进行报销的权利,同时对所报销业务负有相应的经济责任。

(五)预算控制。经费报销遵循“先有预算、后有支出”的管理要求,按照相关经费管理办法规定的范围和标准进行开支。横向科研经费报销按照委托方要求或科研合同、协议的约定执行。

第四条 经费报销实行项目负责人负责制。项目负责人是经费报销的直接责任人,对经费报销事项的合规性、合理性、真实性及相关性承担经济与法律责任。单位负责人对本单位经费报销承担监管责任。

第二章 审批要求

第五条 按照“谁主管、谁签字、谁负责”的原则,经费借款或报销时,须项目负责人和经办人签字,加盖所在单位公章。项目负责人为经办人时,须他人复签。

(一)项目负责人因长期出国等特殊原因无法审批的,可填写“山东大学项目负责人变更申请表”增加或变更项目负责人。

确因工作需要委托他人加盖人名章审批的,须出具项目负责人和被授权人签字的书面授权委托书。授权委托书须注明无法审批的原因、被授权人、授权审批范围、授权审批时限及其他需要特别注明的事项等,并加盖所在单位公章,提交财务部门备案。

(二)经费报销经项目负责人审批后,财务审核的实际报销金额若大于预约报销金额,须项目负责人再次签字确认。实际报销金额若小于预约报销金额,则按照实际报销金额报销。

第六条 支付单笔金额在20万元(含)以上的大额资金时,由财务部门工作人员按规定提交审批。

第三章 票据要求

第七条 票据的基本要求

(一)票据包括增值税发票、财政票据、飞机票、车船票、银行票据、国(境)外票据、校内往来结算票据等外来和自制的合规票据。下文所提及的发票指上述各类合规票据。

(二)票据基本内容应填写正确、齐全,并按票据要求加盖发票专用章或财务专用章等印章。付款单位或客户名称应为“山东大学”,飞机票、车船票、人身保险费发票、出国签证费票据、手机通讯费发票等票据除外。

(三)挖补、涂改、虚假、金额大小写不一致的票据不得报销。

(四)同一单位开具的连号票据及同一天开具的多张票据,视为单张票据。

单张票据金额在500元(含)以上的,如票据上无明细内容,报销时须附加盖对方单位发票专用章或财务专用章等印章的明细清单。

纳入学校合同管理范围的业务事项借款或报销时,单张票据金额在2万元(含)以上的须附合同。

(五)经费报销实行网上预约报账,报销时须提供预约报销单、发票、明细清单、合同等。

第八条 票据报销期限

当年票据一般应在当年报销,原则上可延至次年630日前报销。

第九条 票据丢失的报销要求

(一)飞机票、车船票丢失的,经办人填写情况说明,项目负责人审核签字后,提供网上订单、票据复印件等证明材料,可据实报销。

(二)其他票据丢失的,经办人填写情况说明,项目负责人审核签字后,提供加盖对方单位发票专用章或财务专用章的票据记账联或存根联复印件,可据实报销。

第十条 无法取得合规票据的报销要求

对野外考察、心理测试、数据采集等活动中无法取得发票等合法票据的,经办人填写情况说明,项目负责人审核签字后可据实报销。报销时须提供具有收款人签字(手印)、身份证号等信息的材料。

第十一条 票据粘贴要求

(一)粘贴单采用A4纸张,按横版使用。

(二)按业务类型分类粘贴,张数过多应分页粘贴。每张票据正面朝上,由左向右四角平铺贴在粘贴单装订线右侧,整体不超出粘贴单的边界。

(三)A4纸张大小的原始票据,无需粘贴在票据粘贴单上,直接附在预约报销单后即可。

(四)粘贴单上应写明原始票据的合计金额和张数。

第四章 付款方式

第十二条 银行转账

(一)对外支付业务原则上实行无现金结算,通过银行转账方式支付。

(二)单张票据金额在5000元以上的,应通过学校银行转账方式对公支付。如已通过个人银行卡、支付宝、微信等网上转账方式支付的,报销时提供与票据开具单位收款信息相一致的刷卡P0S单、银行转账记录、网上已支付页面等支付成功证明,可以转至个人银行卡。

第十三条 内部转账

校内各单位之间发生的材料费、测试化验加工费、餐费等业务,通过内部转账方式支付。办理报销业务时,须提供付款单位盖章的报销结算单、收款单位盖章的收入入账单及费用明细清单或内部往来结算单据等。

第十四条 现金支付

(一)发放困难补助、慰问金、抚恤金等,可采取现金方式支付。

(二)向无国内银行卡的人员发放劳务报酬、生活补助等,可采取现金方式支付,须本人在发放表上签字确认。

第五章 主要业务报销规定

第十五条 办公费

办公费是指在学校活动中发生的购置打印纸、复印纸、硒鼓、墨盒、U盘、移动硬盘、插排、鼠标、键盘、文具等办公用品费用。报销时须提供发票、明细清单。

(一)使用行政管理经费报销硒鼓、墨盒、打印纸和复印纸、存储光盘、U盘、tf卡和sd卡等打印耗材及电子储存介质费用,按现行集中定点采购规定执行。使用其他经费报销不执行集中定点采购规定。

(二)使用国家社会科学基金经费和自然科学类纵向科研经费报销办公耗材时,须提供项目计划书中列有办公耗材费用的经费预算页复印件。

第十六条 材料费

材料费是指在学校活动中消耗的各种原材料、辅助材料、低值易耗品的采购及其运输、装卸、整理等费用。报销时须提供发票、明细清单。

(一)所有化学类试剂、生物类试剂、贵重金属、动物、化肥等实验耗材以及单价1000元(含)或批量2万元(含)以上的其他实验耗材,报销时须提供“山东大学实验耗材采购结账单”。

(二)材料(设备)所有权归属校外单位的,报销时须提供写明材料(设备)所有权归属的合同或经科研管理部门审批的材料(设备)购置说明报告。

第十七条 设备费

设备费是指在学校活动中因购置或自研自制仪器设备、租赁外单位仪器设备而发生的费用。报销时须提供发票。

(一)购置单价1000元(含)以上的设备,需通过资产管理信息系统办理固定资产建账手续。报销时须提供资产管理信息系统中打印的“山东大学仪器设备入账单”和“预约报销单”。

报销进口仪器设备时,还须提供进出口公司出具的付款通知书、山东大学与供应商的进口设备技术及售后服务协议、进出口公司与供应商的合同。

(二)自研自制仪器设备费是指根据教学、科研需要,学校个人、团队自主或合作研发设计,通过自行加工、委托加工,外购零部件自行或委托组装等方式形成的仪器设备发生的费用。单台(套)研制费用总值在5万元(含)以上以教学为主型的仪器设备和40万元(含)以上以科研为主型的仪器设备报销时须提供资产管理信息系统中打印的“山东大学在建项目入账单”和“预约报销单”。

(三)使用自然科学类纵向科研经费报销电脑、打印机、复印机、投影仪、传真机等办公设备费时,须提供项目计划书列有相关费用的经费预算页复印件。

第十八条 家具购置费

家具购置费是指在学校活动中因购置家具而发生的费用。

购置单价500元(含)或批量3万元(含)以上的家具,须通过资产管理信息系统办理家具建账手续。报销时须提供发票、资产管理信息系统中打印的“山东大学家具入账单”和“预约报销单”

第十九条 设备维修费

设备维修费是指在学校活动中发生的列入固定资产管理的仪器设备维修及升级改造费用。报销时须提供发票、明细清单。

单张设备维修费发票金额在5000元以上的,报销时须提供资产管理信息系统中打印的“山东大学仪器设备维修对账单”,或“山东大学建筑物附属无法单独建账的仪器设备维修申请单”。

第二十条 测试化验加工费

测试化验加工费是指在学校活动中发生的检验、测试、化验及加工等费用。报销时须提供发票、测试结果单或收费明细清单。

第二十一条 咨询费

咨询费是指在学校活动中发生的支付给单位的信息咨询、文献检索、查新查引、论文查重、翻译口译等费用。报销时须提供发票、明细清单。

第二十二条 邮电费

邮电费是指在学校活动中发生的固定电话费、电话安装移机费、手机通讯费、传真费、网络通讯费、宽带安装费及物流运费、邮寄费等费用。报销时须提供发票、明细清单。

使用中央财政科研项目经费报销办公电话费、日常手机话费、日常办公网络费和电话充值卡费用等通讯费用时,须提供项目计划书列有相关费用的经费预算页复印件。

第二十三条 资料费

资料费是指在学校活动中发生的购买图书、讲义、报纸、期刊等费用。报销时须提供发票、明细清单。

使用校级图书经费等购置图书等资料,须办理图书类固定资产建账手续,报销时须提供“图书入库单”。

第二十四条 印刷费

印刷费是指在学校活动中发生的打印、复印、装订、冲扩、图文设计制作、视频录制及升级维护、光盘刻录等费用。报销时须提供发票、明细清单。

第二十五条 论文版面费

论文版面费是指在学校活动中发生的因发表论文产生的润色、修改、审稿以及版面等费用。国内版面费报销时须提供发票、论文录用通知或缴费通知;国外版面费报销时须提供发票、银行交易记录。

第二十六条 出版费

出版费是指在学校活动中发生的专著、标准、图集等出版费用。所有出版费报销时须提供发票、出版合同

第二十七条 知识产权事务费

知识产权事务费是指在学校活动中发生的专利申请及代理费、软件购置及升级开发费、数据库使用费和其他知识产权事务费等费用。报销时须提供发票、明细清单。

(一)使用中央财政科研项目经费报销通用性操作系统、办公软件等通用软件购置及升级开发费时,须提供项目计划书列有相关费用的经费预算页复印件。

(二)单价1000元(含)以上的软件购置费,报销时须提供资产管理信息系统中打印的“山东大学仪器设备入账单”和“预约报销单”。

第二十八条 市内交通费

市内交通费是指在学校活动中发生在本市内的公共交通、轨道交通、出租车、租车、网约车等费用。报销时须提供发票。一次性报销合计金额500元(含)以上的,须提供“市内交通费报销明细单”。

(一)报销租车费时须提供注明用车起止日期、出发地和目的地的租车合同(协议)或用车单。通过网络平台约车的,须提供网络平台行程单。

(二)连号的出租车发票不予报销。特殊情况须填写情况说明,项目负责人审核签字后,加盖所在单位公章,可据实报销。

第二十九条 国内差旅费

国内差旅费是指教职工及相关人员临时到常驻地以外因公出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。报销时须提供往返交通费票据、住宿费发票等。

(一)使用行政管理经费、后勤保障经费、教学维持费、研究生业务费、学院发展奖福预算项目经费等公用经费出差,由所在单位负责人审批,各单位负责人出差由所在单位其他负责人审批,报销时须提供“山东大学公务外出计划申报单”。

(二)外出参加会议、培训的,报销时还须提供会议、培训通知。通知中未注明“伙食自理”相关内容的,仅可发放往返路途的伙食和交通补助。

(三)确因工作需要租车前往目的地的,用车期间(以用车起止日期为准)无交通补助。报销时须提供发票,注明用车起止日期、出发地和目的地的租车合同(协议)或用车单。

(四)邀请校外学者、专家或有关人员来校或赴外地开会、交流、访问、调研,报销时须提供加盖所在单位公章的邀请函或书面说明。

(五)经学校批准借调到国家部委等部门或赴外地扶贫等工作的,报销工作期间的房屋租赁费用时,须提供租房合同。

(六)出差人员在出差期间所发生的全部费用(包括会务费、培训费、订票费、退票费、往返交通意外保险费等),须连同当次城市间往返交通费、住宿费及出差补助等差旅费一起报销,事后不得补报。

第三十条 会议费

会议费是指学校各单位举办(含主办、承办、协办)各类会议发生的费用,包括住宿费、伙食费、会议室租赁费、交通费、文印费、通讯费等。

(一)会议费报销时须提供发票、“举办会议预/决算表”、会议通知、参会人员签到表、伙食费和住宿费等费用明细清单等,与校外单位共同承办或委托会议服务单位承办的,还须提供合同。在华举办国际会议费报销还须提供教育部或其他同级部门批准办会的文件。

(二)举办会议发生的全部费用,须一次性报销完毕,事后不得补报。

第三十一条 培训费

培训费是指学校各单位举办培训发生的师资费、住宿费、伙食费、培训场地费、培训资料费、交通费等费用。

(一)培训费报销时须提供发票、“举办培训预/决算表”、培训通知、参训人员签到表、伙食费和住宿费等费用明细清单等。与校外单位共同承办的和委托其他单位承办的还须提供合同

(二)举办培训发生的全部费用,须一次性报销完毕,事后不得补报。

第三十二条 因公临时出国(境)费

因公临时出国(境)费是指在职教职工(含持有境外永久居留证件或外国国籍者,下同)、全日制学生因公临时出国(境)发生的交通费、食宿费等费用。

(一)在职教职工、全日制在校学生可通过线上和线下两种方式办理因公临时出国(境)手续。通过线上方式办理的,报销时须提供发票、“出国任务批件”、“临时出国(境)用汇核销单”。通过线下方式办理的,报销时还须提供“因公出国(境)外汇开支预算表”。

(二)在职教职工因公临时出国在外时间超过90天(含)的,报销时还须提供人事部门签发的“出国(境)开支核销结算单”。

第三十三条 国(境)外专家来访费

国(境)外专家来访费是指学校各单位邀请国(境)外专家来访产生的交通费、食宿费等费用。

(一)报销国(境)外专家的来访旅费,须提供交通费票据、住宿费发票、邀请函、专家护照首页复印件、登机牌或出入境章页复印件。

(二)报销国(境)外专家在华期间的日常伙食费、宴请费、赠礼费等,须提供发票、“外宾接待计划审批表”、“外宾接待清单”。

第三十四条 国内公务接待费及加班餐费

国内公务接待费是指因考察调研、执行任务、学习交流、检查指导等公务活动接待校外人员发生的接待费用。加班餐费是指因工作需要发生的加班用餐费用。

(一)国内公务接待费报销时,须提供发票、单位公函(邀请函、访问函、会议通知等证明公务活动的有关材料)、“国内公务接待审批单”、“国内公务接待清单”、消费明细清单。

(二)加班餐费报销时,须提供发票、情况说明(含加班时间、人员名单、加班事由等内容)。

第三十五条 公务用车运行维护费

公务用车运行维护费是指学校经上级部门批准保留的公务车辆发生的车辆保险费、燃料费、过桥过路费、车辆维修费和停车费等费用。报销时须提供发票、明细清单(含车牌号信息)。

第三十六条 修缮工程费

修缮工程费是指学校房屋、公用设施等维修改造发生的工程费用。报销时须提供发票、工程验收报告、工程结算(决算)书等。

(一)结算造价达到5万元(含)以上的修缮工程费,支付最后一笔工程款时须提供审计处出具的“审计意见书”原件。

(二)合同约定留存工程质保金的,工程款报销时须到财务部门领取质保金票据;到期退还质保金时,须提供“山东大学质保金支付审批表”、质保金票据。

第三十七条 燃料动力费

燃料动力费是指在学校活动中发生的支付给校外单位和校内职能部门的水、电、气、燃料消耗等费用。报销时须提供发票、明细清单(含使用单位、数量及价格标准等内容)等。非学校公房发生的水、电、气等费用报销时,还须提供房屋租赁等合同

第三十八条 劳务费

劳务费是指在学校活动中发生的专家咨询费、讲座讲课费、论文答辩费、学生劳务费等劳务费用。其中,科研项目中的劳务费是指在项目实施过程中支付给参与研究的研究生、博士后、访问学者以及项目聘用的研究人员、科研辅助人员等的劳务性费用。原则上通过银行转账方式向校内和校外人员发放劳务费,并依法代扣代缴个人所得税。

(一)发放对象为校内教职工的,须随当月工资一起发放。从科研经费发放,须提供“山东大学劳务费发放明细表”或“山东大学专家费发放表”;从个人科研绩效发放,须提供“山东大学科研绩效费发放表”;从非科研经费发放,须提供山东大学教职工岗位绩效工资发放表(业务专项)

(二)发放对象为在校学生或校外人员的,通过预约系统的酬金申报模块预约,报销时须提供“酬金申报预约单”。向在校学生发放,预约时须填报学号、工作时间、工作内容等;向校外人员发放,预约时须填报姓名、身份证号、工作单位名称、职称或职务、银行卡账号及开户行名称、工作时间、工作内容等信息或提供“山东大学专家费发放表”、“山东大学劳务费发放明细表”

向校外人员发放劳务费,已自行在税务局代开发票的,须通过预约系统日常报销模块预约,填写姓名、工作时间和内容。报销时须提供发票。

(三)向各单位、课题组等长期聘用的劳务派遣人员支付工资和社保费用,须报人事部审批。报销时须通过预约系统日常报销模块预约填报,提供人力资源公司开具的发票、工资(社保)明细表。

第三十九条 科研业务专项费

科研业务专项费是指在科研活动中发生的业务接待餐费、加班餐费、车辆燃油费。可在横向科研经费和项目负责人科研发展基金中报销科研业务专项费。报销时须提供发票、“科研业务专项费使用说明表”。

第四十条 科研经费转拨支出

科研经费转拨支出是指纵向科研项目由多个单位联合申请,经费先由资助方拨至我校,我校按批复的预算拨至其他联合申请单位的支出。纵向科研经费转拨严格按预算管理,只对批复预算或任务合同书中列示的合作单位和金额办理经费转拨。

科研经费转拨可采用线上和线下两种申请方式办理。转拨时须提供“山东大学科研经费转拨审批单”、科研项目批复预算书或项目合同涉及内容复印件。

第四十一条 外协费

外协费是指在科研项目研究过程中,由于技术、工艺和设备等条件的限制,依据合同约定必须将部分研究工作委托给项目参加单位以外的其他单位所发生的费用。支付科研外协费时,须提供学校与接收经费单位的科研外协合同或协议、协作单位出具的合法有效的票据。

第四十二条 会费

会费是指在学校活动中各单位支付各类学会、协会等社会团体的单位和个人会员费用。报销时须提供发票、缴费通知。

用于科研活动的个人会员费可在项目负责人科研发展基金中报销,或根据合同约定在横向科研经费中报销。

第四十三条 实习实践费

实习实践费是指本科学生生产实习、见习、毕业设计、社会实践等发生的交通费、住宿费、补助、实习单位管理费或实习指导酬金、材料费、学生实习保险费以及个别特殊专业实习必需的参观费等费用。报销时须提供发票、“山东大学实习经费汇总结算单”。

第四十四条 职工福利费

职工福利费是指用于教职工住院、重大疾病、生活困难等补助、慰问及其他个人福利和集体福利的费用。应在各单位职工福利费、单位奖福基金中发放和报销职工福利费。发放和报销时须提供发票、发放名单、情况说明。

第四十五条 探亲路费

探亲路费是指在职教职工在国家法定假日或寒暑假前往异地探望配偶和父母的往返路费。报销时须提供人事管理部门盖章的“通知单”、往返探亲路费票据。

第四十六条 党建活动费

党建活动费是指各级党组织开展主题党日、学习调研等党建活动发生的租车费、城市间交通费、伙食费、住宿费、场地费、讲课费、资料费等费用。报销时须提供发票、明细清单、活动情况说明(含活动内容、时间、地点、人员名单等)等。确需将党建活动委托给校外单位组织的,报销时须提供合同

第四十七条 党费

党费主要作为党员教育经费的补充,必须用于党的活动。报销时须提供发票、明细清单、活动情况说明(包括活动内容、时间、地点、人员名单等)等。

第四十八条 借款办理及核销

借款办理及核销遵循“前款不清、后款不借”的原则。

(一)借款人须为我校教职医务员工,学生、校外人员一般不得作为借款人。

(二)办理借款时,应完整填写“山东大学借款单”,经项目负责人审批签字,加盖所在单位公章,并提供其他有关材料。

(三)原则上不再预借国内差旅费,学生因考古、实习、调研等教学科研需要出差,可予以借款。借款金额在2万元(含)以上的,须提供预算明细。会议注册费等借款可通过银行转账方式对公支付。

(四)所有化学类试剂、生物类试剂、贵重金属、动物、化肥等实验耗材以及单价1000元(含)或批量2万元(含)以上的其他实验耗材,借款时须提供“山东大学实验耗材采购申请单”。

(五)设备、家具借款须提供采购申请表或自行采购表。进口设备借款时还须提供进出口公司出具的付款通知书、山东大学与供应商的进口设备技术及售后服务协议。

(六)会议费、培训费借款须提供会议(培训)通知、举办会议(培训)预算表。

(七)因公临时出国(境)旅费借款须提供出国(境)任务批件或因公出国(境)外汇开支预算表。

(八)使用学校外汇额度借款须提供以下材料:

1.用汇申请一式三份,申请需写明用汇具体事项、人民币及外币金额,项目负责人签字,加盖单位公章。

2.往来邮件或合同协议(中英文两版一式三份),外方回邮需加盖单位公章、财务印鉴。

3.银行的“境外汇款申请书”。

单笔借款5万美元(含)以上的,按税务局要求须到税务局备案。备案时须携带中英文合同原件、复印件(加盖学校公章),备案表一式三份。

(九)核销借款时,根据相应业务报销要求提供发票、山东大学借款单第二联等材料。借款时已经提供的材料,核销时无须重复提供。

第六章 附则

第四十九条 本办法自发布之日起施行。本办法所涉及的文件如有更新,按最新规定执行。本办法未涉及的其他事宜,根据国家和学校的相关规定执行。

第五十条 学校现行规定与本办法不一致的,按本办法执行。

第五十一条 本办法由财务部负责解释。

  

附件:附件1  劳务费发放标准.docx

附件2  表单.zip

2.1 举办会议预(决)算表

2.2 市内交通费报销明细单

2.3 山东大学公务外出计划申报单

2.4 山东大学国内公务接待审批单

2.5 山东大学国内公务接待清单

2.6 山东大学外宾接待计划审批表

2.7 山东大学外宾接待清单

2.8 山东大学质保金支付审批表

2.9 山东大学劳务费发放明细表

2.10 山东大学专家费发放表

2.11 山东大学科研项目绩效发放表

2.12 山东大学科研业务专项使用说明表

2.13 山东大学科研经费转拨支出审批单

2.14 山东大学实习经费汇总结算单

2.15 山东大学特殊事项说明表

2.16 山东大学项目负责人变更申请表

  

山东大学校长办公室20191216日印发